Método GTD: como priorizar tarefas com o Getting Things Done adaptado

por: Luccas Riedoon 18 de outubro de 2022

Getting things done ou método GTD, pode ajudar a simplificar o dia a dia de gestores e colaboradores, sistematizando de um jeito prático e inteligente as tarefas que devem ser realizadas.

Já ouviu a brincadeira “essa reunião deveria ter sido um e-mail?” Ao que tudo indica, ela está se tornando cada vez mais real. Em 2021, cerca de 319,6 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos diariamente em todo o mundo, e até 2025 pode chegar a 376,4 milhões.

(Na imagem: número de e-mails enviados e recebidos por dia globalmente de 2017 a 2025)

(Créditos: Statista)

Embora a brincadeira sugira que o e-mail otimiza tempo, passar mais horas na caixa de entrada ao invés de fazer reuniões não significa necessariamente ser mais produtivo.

Depois de responder a um simples e-mail, demoramos, em média, 23 minutos para voltar a nos focar. Levando em consideração que um funcionário verifica o e-mail cerca de 15 vezes por dia ou a cada 37 minutos, o tempo gasto nessa tarefa é expressivo e em geral, nada produtivo.

Sem dúvida, esse é um exemplo básico e ilustrativo sobre como muitas vezes, a produtividade está nos pequenos detalhes, por isso dar atenção a eles pode afetar e muito o sucesso – para melhor ou para pior.

Um primeiro insight para começarmos a pensar em produtividade é entender a mentalidade por trás do conceito de eficiência. Isso porque, ao contrário do que se imagina, ser considerado produtivo não implica realizar mais coisas, e sim, ser capaz de realizá-las com qualidade.

Portanto, produtividade não se relaciona necessariamente com quantidade. Afinal, quantas vezes não nos sentimentos verdadeiros bombeiros na empresa, sempre resolvendo muitas coisas que aparecem e com aquela sensação de que não fazemos nada?

Uma maneira que me ajudou a acabar com essa sensação, me incentivando a olhar de maneira mais estratégica para o meu dia a dia foi o método Getting Things Done, ou simplesmente, GTD.

O que é o método GTD (Getting Things Done)?

(Na imagem: David Allan, consultor de produtividade e criador do método Getting Things Done)

(Créditos: divulgação)

O método GTD foi criado pelo consultor de produtividade David Allan, e é explicado detalhadamente no best-seller “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”.

O sistema consiste em uma ideia simples: organizar as informações ao invés de tentar lembrar delas. Allan explica que nosso cérebro recebe milhares de informações ao longo do dia, e se sai muito melhor processando do que as armazenando.

Portanto, o método GTD tenta sistematizá-las através de algumas práticas, nos ajudando a decidir o que realmente é prioridade e merece nossa atenção. Resumidamente, o método estabelece algumas etapas:

• 📥 #1 – Capturar: registre qualquer tarefa que passar pela sua cabeça – grande ou pequena, tudo vale. Podemos ilustrar esse momento como uma “caixa de entrada”, as coisas chegam e ficam ali, em um lugar confiável. Pode ser um aplicativo ou até papel.

• ✏️ #2 – Esclarecer: uma vez que as tarefas estão registradas é hora de analisar e avaliar, ou seja, definir o que é prioridade e o que não é. A partir disso, decidimos como podemos tomar alguma ação.

• 🔀 #3 – Organizar: especifique ainda mais. Adicione datas, se você irá fazer ou delegar, o que precisa fazer enquanto atividade etc. Organize de modo simples, que fique acessível e fácil de entender.

• 🔎 #4 – Refletir: acompanhe a lista de tarefas regularmente, de modo que saiba o que está sendo feito ou não, sempre se atualizando e obtendo perspectiva.

• 💪 #5 – Engajar: envolva-se com o que você se comprometeu anteriormente, focando no que precisa fazer e evitando distrações.

Embora Allan tenha estabelecido esse passo a passo prévio, o método GTD não é engessado, pelo contrário. Uma vez que entendemos seu funcionamento, é possível adaptá-lo.

Lembre-se, o importante é ele ser eficiente, capaz de ajudá-lo a ordenar o caos do cotidiano, deixando tudo mais organizado e fácil de acompanhar.

Portanto, compartilharei no próximo tópico como adaptei o método GTD ao meu dia a dia, e como ele me ajuda a ser mais eficiente, otimizando o meu tempo e principalmente, me ajudando e evitar um dia resumido a apagar incêndios.

“Você pode fazer qualquer coisa, mas não tudo.” David Allan, consultor de produtividade e criador do método Getting Things Done

Como utilizo o método GTD?

Mesmo antes de conhecer o método Getting Things Done, eu sabia que estabelecer algumas tarefas era importante. Ao aplicar o GTD, aprimorei ainda mais esse direcionamento, essencial não só para utilizar melhor o tempo mas principalmente, para ajudar a pensar melhor a médio e longo prazo, ao invés de focar somente naquele dia.

Antes de tudo, é importante destacar que não separo vida pessoal da profissional. Ambas demandam atenção, envolvimento mental e emocional, e acredito ser fundamental utilizar nossa energia de maneira estratégica.

Portanto, acredito que a maneira mais eficiente de utilizar a metodologia é incluí-la em toda a minha vida, afinal, sou um só. Assim, sistematizo tudo que preciso fazer, sem exceção ou separação.

No meu caso, acabei simplificando ainda mais o GTD. Separei a metodologia em dois pilares: a categorização das tarefas e a ação, que é basicamente a priorização do que preciso fazer.

#1 – Caixa de entrada (Categorização de tarefas)

A caixa de entrada é o lugar que registro tudo que tenho que realizar – de reunião a ideias que tive no banho e pagamentos pessoais, tudo é adicionado no Notion. Mas isso é totalmente com você, pode ser uma planilha ou até uma agenda, o importante é ser uma caixa de entrada única, ou seja, tudo que você pensa ou chega como tarefa vai para esse lugar.

#2 – Priorização (Ação)

Uma vez que as tarefas estão registradas, respondo a uma grande primeira pergunta: posso ou não posso resolver? A resposta me leva a dois possíveis caminhos:

• Não: arquivo, excluo ou salvo para o futuro, mas não fico gastando energia ali

• Sim: se posso resolver aquilo ou preciso tomar alguma ação, prossigo e faço mais duas perguntas baseada em tempo e complexidade.

#1 – Tempo

Posso realizar essa tarefa nos próximos cinco ou dez minutos? Se a resposta for sim, faço imediatamente. Se não, passo para o próximo tópico – complexidade.

#2 – Complexidade

Se exigir mais do que 10 minutos, o ideal é encaixar para realizar nos próximos dias ou semanas, de acordo com o nível de prioridade necessário e de acordo com a complexidade da atividade. A minha sugestão é categorizar para facilitar ainda mais para não deixar aquela tarefa esquecida ou eternamente postergada.

Para isso, leve em conta se precisa envolver outras pessoas, se é possível delegar ou se só você pode fazer. Enfim, tente adicionar detalhes que possam te guiar de maneira estratégica e clara.

Utilizando o Notion

Como mencionei antes, utilizo o Notion para organizar minhas tarefas, sempre baseado nesse sistema de gerenciamento getting things done. Na ferramenta, estabeleci seis colunas, são elas:

• To do – Luccas: tarefas que preciso realizar, adicionadas por mim

• To do – caixa de entrada: tudo que eu preciso fazer, solicitado por outras pessoas;

• Priorizados: geralmente três tarefas que preciso fazer no dia, escolhidas como prioridade no dia anterior. São atividades que julgo importantes para a empresa dar os próximos passos, não são pontuais (os famosos incêndios);

• Delegados: é prioridade, mas ainda assim é possível delegar;

• Em execução: atividades que já estão sendo feitas;

• Prontos: tudo que já foi realizado.

Em suma, o meu sistema fica mais ou menos assim:

(Na imagem: método Getting Things Done adaptado e utilizado por Luccas Riedo, CEO do G4 Educaão)

(Créditos: G4 Educação)

É importante entender que as possibilidades são amplas, portanto, recomendo a leitura do livro para que entenda o nível de complexidade do método e como ele pode ser utilizado no gerenciamento das suas tarefas.

Quais são os benefícios do Getting Things Done?

Para mim, o método GTD é uma ótima oportunidade de ganhar consistência. Todo dia realizamos cerca de três a quatro atividades que em um primeiro momento podem parecer irrelevantes, mas que a médio e longo prazo tem um grande poder de transformação.

Grandes objetivos são construídos dia após dia, e é por isso que utilizo e recomendo o método getting things donepara todos que desejam realmente elevar o seu nível de produtividade pessoal e profissional.

De maneira geral, algumas vantagens ao utilizar o método criado por Allan incluem:

• Menos sobrecarga de trabalho e tarefas

• Inclui detalhes facilmente esquecidos

• Sistematiza pensamentos, tirando do mundo das ideias e os tornando mais palpáveis.

• Estimula a finalizar projetos que começou, elaborando planos consistentes.

Contudo, o GTD pode ir além do individual.

Qualquer empresa que cresce, ainda mais de maneira acelerada, lida com uma série de desafios organizacionais.

Conforme o time expande, é normal se deparar com muitas pessoas fazendo as mesmas coisas – situação que além de impactar na produtividade, consome tempo e recursos que poderiam estar sendo melhor empregados em outras alavancas de crescimento.

Portando o GTD pode ser um grande aliado na gestão de times, ajudando o gestor a ter uma melhor compreensão do que está sendo feito e por quem, alocando melhor a equipe. Além de aumentar a produtividade, as chances de ter colaboradores satisfeitos – felizes e menos sobrecarregados – também tendem a aumentar, impactando nos resultados.

Segundo o report da WorkHuman, empresas que estão entre as 25% das que proporcionam as melhores experiências aos funcionários relatam 3x o retorno sobre os ativos e 2x o retorno sobre as vendas. Além disso, funcionários engajados também são mais produtivos – outra pesquisa apontou um aumento de cerca de 21% do lucro da companhia, de acordo com a Gallup.

Método GTD valoriza seu ativo mais valioso: o tempo

Grandes líderes são conhecidos por diversas qualidades, mas principalmente, por sua capacidade de serem produtivos, mantendo a alta performance.

Existem inúmeros frameworks, livros e materiais sobre produtividade, e ao longo dos anos testei muitos métodos e o que mais funcionou para mim foi o GTD. Por isso, não existe um jeito certo ou errado, e sim o que funciona melhor para você.

O importante é sempre priorizar a entrega, garantindo a mais alta qualidade sempre. Aqui no G4 Educação, prezamos pelos mais altos padrões, portanto, estamos sempre buscando entregar o máximo que conseguimos da melhor maneira possível.

Geralmente, competir com nosso cérebro é uma luta perdida. Por isso, precisamos nos esforçar para criar hábitos, e isso só é possível através da sistematização das nossas ideias, garantindo que elas não irão se perder.

Parar de depender da nossa própria motivação é a única maneira de ganhar tempo e realmente aumentar a produtividade. Portanto, independente do método escolhido, o mais importante é desenvolver organização e disciplina. Somente quando criamos hábitos é que paramos de negociar com a nossa agenda e simplesmente a cumprimos.